Für viele neue Kanzlei-Azubis unter euch beginnt im August oder September ein ganz neuer Abschnitt: Für manche steht der erste Arbeitstag noch bevor, andere haben mittlerweile schon die ersten Tage oder Wochen hinter sich. So oder so gilt: Gerade am Anfang kommen doch ein paar mehr Fragen auf, als man vorher gedacht hätte.
Welche Aufgaben darf ich eigentlich schon übernehmen? Wie genau läuft das, wenn ich ans Telefon gehen muss, und … welche Regeln sollte ich kennen, obwohl sie nirgends niedergeschrieben sind?
Dass dabei nicht von Tag 1 an alles sitzt, ist ganz normal. Ronja Tietje, Vorsitzende des RENO-Bundesverbandes, hat sich deshalb euren meistgestellten Fragen zum Ausbildungsstart angenommen!
Heute geht es im ersten Teil dieser Beitragsreihe um das Ankommen in der Kanzlei und eure ersten Schritte im neuen Arbeitsalltag.
„Welche Aufgaben darf ich in den ersten Wochen überhaupt schon übernehmen?“
Antwort: Zum Start der Ausbildung geht es vor allem darum, das Kanzleiteam – also die neue „Berufsfamilie“ –, die Fachsoftware und die internen Abläufe kennenzulernen. Und das ist je nach Kanzleigröße bereits eine große Aufgabe, die das gute Ankommen fördert.
„Was passiert, wenn ich am Telefon etwas nicht weiß oder den Namen des Anrufers nicht verstehe?“
Antwort: Das ist zu Beginn völlig normal und überhaupt nicht schlimm! Kein Mandant erwartet von Auszubildenden das perfekte Telefonat. Es hilft ungemein, typische Telefonate vorab in gespielten Situationen im Team zu üben, um Sicherheit zu gewinnen. Und es könnte auch sinnvoll sein, sich in der ersten Zeit als Auszubildende zu erkennen zu geben.
Die Klassiker am Telefon:
- Name nicht verstanden? Einfach höflich nachfragen: „Könnten Sie Ihren Namen bitte für mich schriftlich buchstabieren? Ich möchte ihn richtig notieren.“
- Frage nicht beantwortbar? Ehrlich und professionell bleiben: „Dazu kann ich Ihnen aktuell keine Auskunft geben, ich notiere mir das sehr gerne und gebe es an die zuständige Sachbearbeitung weiter.“
„Wie schaffe ich es, die Kanzleisoftware zu beherrschen und wie finde ich mich da zurecht?“
Antwort: Niemand erwartet, dass du das Programm am ersten Tag voll beherrschst.
- Nutze interne Kanzleianleitungen oder Video-Tutorials des Softwareanbieters.
- Bitte eine Kollegin oder einen Kollegen, dir die wichtigsten Workflows einmal in Ruhe zu zeigen, und erstelle dir dabei eigene Screenshots und Schritt-für-Schritt-Notizen.
„Über welche Kanäle kommunizieren wir intern – und wie vermeide ich Stolperfallen?“
Antwort: In Kanzleien gibt es verschiedene Kommunikationswege für unterschiedliche Dringlichkeiten.
- Frage in den ersten Wochen gezielt nach den ungeschriebenen Regeln deiner Kanzlei (z. B. „Wenn die Tür bei Frau RAin X geschlossen ist, bitte nicht stören“).
- Lass dir zu Beginn zeigen, welche Kanäle deine Kanzlei für welche Anliegen nutzt (Gibt es z. B. verschiedene MS-Teams-Kanäle oder wie werden aktenbezogene Infos digital erfasst?).
Und wie geht es weiter?
Sind die ersten Tage geschafft, wird vieles langsam vertrauter. Gleichzeitig rücken neue Themen in den Vordergrund: Fristen, Fachbegriffe, Abkürzungen und natürlich die Frage, wie viel davon man eigentlich schon können muss.
Genau darum geht es im zweiten Teil von „Azubis fragen, Ronja Tietje antwortet“, der nächste Woche erscheint!