Elektronische Anwaltspostfächer gibt es für viele Bereiche
Das beA – besondere elektronische Anwaltspostfach – ist aus unserem Kanzleialltag nicht mehr wegzudenken: Seit 2018 war es – mehr oder weniger ruckelig – nutzbar, seit 2022 gilt für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte die Nutzungspflicht. Im Zuge der Ausweitung des elektronischen Verkehrs folgten das beN (besonderes elektronisches Notarpostfach), das beSt (besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach), das beBPo (besonderes elektronisches Behördenpostfach), das GePo (besonderes elektronisches Gesellschaftspostfach für Berufsausübungsgesellschaften) sowie das eBO (besonderes elektronisches Bürger– und Organisationenpostfach).
Alle besonderen Postfächer, die aufgrund eines zwingenden Indentifizierungsvorgangs dem jeweiligen Berufsträger zugeordnet sind, können auf einem sicheren Übertragungsweg untereinander bzw. miteinander kommunizieren, soweit der jeweilige Empfänger den Zugang eröffnet hat (vertrauliche und authentifizierte Übermittlung mit Integritätsschutz).
beBPo hat viele Vorteile für Rechtsanwälte
Gerade die Einführung des beBPo war für Rechtsanwälte ein Schritt hin zu mehr Digitalisierung, Sicherheit und Effizienz, denn so kann und konnte elektronisch mit Behörden kommuniziert werden. Das vereinfacht und verkürzt die Übertragungswege, auch die Möglichkeit, den fristgerechten Eingang bei der Behörde einfach zu überprüfen. Man denke hier zum Beispiel an einen fristgebundenen Widerspruch gegen einen Bußgeldbescheid.
Nicht alle Behörden machen da mit:
Die Finanzbehörden haben eigene Verfahren und nutzen beBPo nicht
Insbesondere für die Finanzbehörden war der mit dem beBPo verbundene Organisationsaufwand (Parallelstrukturen) nicht akzeptabel. Und so kam es zu einem Rückschlag für Einheitlichkeit und Nutzerfreundlichkeit: Seit dem Inkrafttreten der neuen Abgabenordnung (AO) mit der Änderung des § 87a AO durch das Jahressteuergesetz 2024 ist die Übermittlung elektronischer Nachrichten und Dokumente an Finanzbehörden via beA/beBPo (oder EGVP-Infrastruktur) regelmäßig unzulässig und damit unwirksam, nämlich in den Fällen, in denen die Finanzverwaltung ein (eigenes) sicheres elektronisches Verfahren anbietet (z.B. ELSTER oder entsprechende Schnittstellen). Und eben genau das tun sie (§ 87a AO enthält allerdings Ausnahmen, z.B. wenn gesetzlich ein anderer Weg ausdrücklich zugelassen oder vorgeschrieben ist; diese Fälle sind zwar selten, aber existent).
Nutzung von beA zum Versand an Finanzämter ist nicht zulässig
Konkret heißt das: Die generelle Nutzung von beA (bzw. über EGVP) zum Versand an Finanzämter ist nicht mehr zulässig. Anwältinnen und Anwälte dürfen also regelmäßig nicht mehr ihre beA-Konten nutzen, um Schriftsätze/Einsprüche o.Ä. an Finanzbehörden (wirksam) zu übersenden. Wird trotzdem über beA versandt, gilt das Schriftstück als nicht zugegangen. Was das für das Mandat bedeutet, muss hier nicht näher erläutert werden. Stattdessen sollen für die Kommunikation mit Finanzbehörden Verfahren wie z.B. ELSTER genutzt werden.
Nicht erlaubt: Mail
Aber was tun, wenn (noch) kein ELSTER-Postfach existiert oder ein solches gar nicht erst eingerichtet werden soll – immerhin erhöht ein weiteres System (ELSTER etc.) die Komplexität und birgt Risiken in Anwaltskanzleien, zumal die meisten kanzleispezifischen Softwareprogramme eine Integration nicht vorsehen? Eine einfache E-Mail, aber auch eine qualifiziert signierte PDF per E-Mail scheiden aus, weil es sich hierbei nicht um einen sicheren Übertragungsweg handelt: Eine solche Übermittlung gilt als nicht zugegangen.
Wirksam: Brief oder Fax
Nach wie vor wirksam ist die Versendung des entsprechenden Schriftsatzes per Brief oder per Telefax – und das ist im Grunde ein mit dem Jahressteuergesetz 2024 erzwungener weiterer Medienbruch – obwohl Medienbrüche für die Zukunft doch eigentlich aufzulösen sind.
Fazit:
Aufgrund der von den Finanzbehörden praktizierten Nichtöffnung eines Zugangs zur EGVP-Infrastruktur (bitte beachten: es gilt nur für Finanzbehörden, nicht für Finanzgerichte!) müssen Kanzleimitarbeitende nicht nur aufmerksamer arbeiten und die Kommunikationswege der „Gegenspieler“ genau kennen. Zugleich müssen sie im Zusammenwirken mit ihren Berufsträgern entscheiden, ob sie den weiteren Medienbruch hinnehmen oder unterschiedliche IT-/Kommunikationswege managen – je nach Behörde, was mindestens einen einheitlichen „digitalen Workflow“ erschwert. Bei Verwaltungsbehörden (außer Finanzbehörden), Gerichten, Verbänden etc. bleibt der sichere elektronische Weg über beA / eBO / beBPo relevant und vorteilhaft.