Der Posteingang findet nicht nur am Vormittag statt, wenn der Briefträger im günstigsten Fall die Eingangspost auf Ihren Schreibtisch legt, sondern über den ganzen Tag verteilt – auch außerhalb der Bürozeiten. Sicherlich kennen Sie die Flut von E-Mails und Telefaxen, die zunächst an einem Montagmorgen im Büro warten.
Mittlerweile gibt es auch private Postzusteller, die zu anderen Tageszeiten die Post zustellen. Neben der Zusendung von Schriftstücken per Telefax findet der Posteingang im Zeitalter des Internets und des elektronischen Rechtsverkehrs zudem auch via E-Mail statt.
Sehr viele Mandanten machen ebenfalls von dieser Art der Kommunikation Gebrauch.
Aus diesen Gründen ist ein besonders großes Maß an Sorgfalt und Kontrolle beim Posteingang an den Tag zu legen. Zu berücksichtigen sind:
- Posteingang durch den Briefträger in den Kanzleiräumen,
- Posteingang durch private Zusteller in den Kanzleiräumen,
- Posteingang durch Einwurf in den Briefkasten,
- Posteingang durch Boten/Kurier,
- Posteingang via Telefax,
- Posteingang via E-Mail,
- Posteingang in einem bei der Post unterhaltenen Postfach,
- Posteingang durch persönliche Übergabe von Mandanten/Dritten
- Posteingang via beA
Die Kontrolle des Posteingangs hat in der Weise zu erfolgen, dass regelmäßig täglich der Briefkasten sowie das beA-Postfach aller Rechtsanwälte der Kanzlei auf Posteingang kontrolliert und geleert wird.
Praxistipp:
Hier könnte ein Vordruck verwendet werden, wann welche Mitarbeiterin zu welcher Uhrzeit den Briefkasten auf Posteingang kontrolliert und ggf. geleert hat. Der letzte Kontrollgang zum Briefkasten und die letzte Leerung sollten kurz vor dem Ende der Bürozeiten erfolgen.
In dem Vordruck können Sie die Uhrzeit der Leerung, den Wochentag sowie das Ergebnis der Kontrolle angeben. Der Mitarbeiter, der die Kontrolle vorgenommen hat, sollte die Angaben mit einem Handzeichen versehen.
Dies gilt natürlich auch für die Kontrolle der digitalen Posteingänge, wie E-Mail und beA. Sachgerecht ist es bei den digitalen Postein- und -ausgängen, klar zu regeln, welche Mitarbeiterin damit betraut ist und eine Vertretung dafür zu bestimmen. Eine Regelung des Abrufens ist vor allem wichtig, wenn ein nicht persönliches Postfach genutzt wird. Sofern neben den persönlichen Accounts der Mitarbeiter eine allgemeine E-Mail-Adresse in der Kanzlei genutzt wird, sollte eine klare Regelung der Kontrolle der digitalen Postein- und -ausgänge festgelegt und nachweislich dokumentiert werden, wenn ein Abruf erfolgt ist.
Für den Posteingang im beA können Sie sich eine Benachrichtigungsfunktion einstellen, sodass bei jeder eingehenden Nachricht im beA-Posteingang eine E-Mail an die von Ihnen gewählte E-Mail-Adresse versandt wird und somit eine Information an die mit dem Posteingang betraute Fachkraft einhergeht.
Ein entsprechender Vordruck, wann wer den Briefkasten auf Posteingang kontrolliert hat, kann wie folgt gestaltet werden:
In dem Beispiel wird eine Kontrollerfassung durch die Mitarbeiter, deren Handzeichen Ma. und Be. lauten, bis zum Dienstag notiert.
Muster: Vordruck Posteingangskontrolle
Kontrolle/Leerung Briefkasten
für die Zeit von
Montag (Datum) bis Freitag (Datum)
Wochentag Uhrzeit/Handz. Mitarbeiter Uhrzeit/Handz. Mitarbeiter Uhrzeit/Handz. Mitarbeiter Montag 9.00 Uhr Leerung
Ma.14.30 Kein Post-E
Ma.17.30 Kein Post-E
Ma.Dienstag ____________ ____________ ____________ Mittwoch ____________ ____________ ____________ Donnerstag ____________ ____________ ____________ Freitag ____________ ____________ ____________
Ihrer Fantasie bei dem Erstellen eines solchen Vordrucks sind keine Grenzen gesetzt. Achten Sie bei dem Entwurf darauf, dass die Uhrzeit notiert ist und dass Sie den Wochentag mit Datum, Unterschrift/Handzeichen angeben. Achten sie auch darauf, dass
- das Telefaxgerät auf Posteingang kontrolliert wird.
- das E-Mail-Postfach auf Posteingang kontrolliert wird.
Hier ist zu empfehlen, auch den sog. „Spam-Filter“ auf Posteingang zu kontrollieren, da es durchaus passieren kann, dass Post dort eingeht.
Das LG Bonn hat festgestellt, dass täglich der Spamordner kontrolliert werden muss. (LG Bonn, Urt. v. 10.1.2014 – 15.O.189/13)
- das beA-Postfach auf Posteingang kontrolliert wird.
Hier können Sie sich eine Benachrichtigungsfunktion einstellen, welche Sie über Posteingänge per E-Mail informiert. Beachten Sie, dass Sie hier nur die reine Information über den Posteingang erhalten, nicht aber von welchem Absender der Posteingang kommt.
Ein Auszug aus dem Buch: Bellmann/Benker/Kober/Rademacher/Schönert/Schulenburg/Späth/Waldschmidt, Arbeitsplatz ReFa: Der Allrounder, 5. Auflage, 2025, S. 45-47.
Das Buch findest du ebenfalls in unserer Onlinebibliothek ReNoSmart.
