Digitale Fristenkontrolle – was ist zu beachten?
Das Papier hat in vielen Anwaltskanzleien weitgehend ausgedient: Akten werden papierlos geführt, der Schriftverkehr verläuft über E-Mail, beA oder Web-Akten. Die Abkehr von Papier bedeutet eine bessere Organisation und Struktur und ermöglicht effizientes Arbeiten.
I. Fristenverwaltung im digitalen Zeitalter
Umstellungen bei der Fristenverwaltung
Eine der großen Herausforderungen in Anwaltskanzleien ist die Fristenverwaltung. Hier ist höchste Genauigkeit gefragt, denn Fehler können gravierende Folgen haben. Spezielle Kanzleisoftware erleichtert die Fristenerfassung und -überwachung erheblich. Hierzu gehört (je nach System) die automatisierte Fristenberechnung, Erinnerungen, Kalender-Synchronisation sowie die Möglichkeit, Fristen teamübergreifend zu verwalten. Das früher typische „Fristenbuch“ ist damit vielerorts Geschichte, wird aber in manchen Kanzleien parallel geführt. Es bietet – oft auch aus „Gewohnheit“ weitergeführt –, manchen Mitarbeitenden eine beruhigende Sicherheit.
II. Herausforderungen der Umstellung
Datensicherheit muss gewährleistet sein
Die Abkehr vom Papier bringt nicht nur Vorteile, sondern auch Herausforderungen mit sich. Eine besonders wichtige Frage ist die Datensicherheit: Digitale Systeme sind anfällig für Cyberangriffe oder technische Ausfälle. Kanzleien müssen daher in robuste IT-Infrastrukturen und zuverlässige Back-up-Systeme investieren, um sicherzustellen, dass Daten nicht verloren gehen und der Kanzleibetrieb auch in Krisensituationen reibungslos weiterläuft. Technisch ist es jedoch möglich, sämtliche Arbeitsabläufe digital abzuwickeln.
III. Anforderungen an die digitale Fristenkontrolle
Verantwortung der Rechtsanwälte
Der Bundesgerichtshof (BGH) stellt jedoch hohe Anforderungen an die digitale Fristenkontrolle. Mit der Fristenkontrolle mittels Fristenbuch (Papier) hat die digitale Fristenkontrolle gemeinsam, dass es klare Zuständigkeiten geben und das Personal gut geschult sein muss. In vielen Fällen (insbesondere bei nicht routinemäßigen Fristen) sind Doppelkontrollen (Vier-Augen-Prinzip) gefordert. Denn der Einsatz digitaler Fristenkalender ersetzt nicht die persönliche Verantwortung der Rechtsanwälte. Trotz technischer Unterstützung sind Anwältinnen und Anwälte verpflichtet, die Einhaltung der Fristen eigenständig zu überwachen und regelmäßig zu prüfen und insbesondere bei nicht routinemäßigen Fristen die Verantwortung zu übernehmen. Die Delegation der Fristenkontrolle an Kanzleimitarbeitende entbindet nicht von der Überwachungspflicht.
Software muss fehlerfrei funktionieren
Zudem muss das System der Fristenkontrolle, also die entsprechende Software, fehlerfrei funktionieren. Hierzu gehört die lückenlose Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der Fristeintragung, -bearbeitung und -löschung. Das System muss diese Schritte protokollieren können. Dabei dürfen gelöschte Fristen nicht „verschwinden“, sondern müssen sichtbar (mit entsprechendem Erledigungsvermerk) bleiben.
Kontrollausdruck
Nicht zuletzt, weil man sich schneller vertippt hat, als dass man ein Datum falsch händisch notiert, ist nach Eingabe einer Frist ein Kontrollausdruck erforderlich, um zu gewährleisten, dass Eingabefehler und -versäumnisse rechtzeitig bei Vorlage der Handakte erkannt werden können. Ob dies auch dann gilt, wenn die Handakten ausschließlich elektronisch geführt werden, hat der BGH in seiner Entscheidung vom 2.2.2021 – X ZB 2/20 – jedoch offengelassen. Insoweit kann aber nur angeraten werden, eine digitale Übersicht nach entsprechendem Eintrag zu den Akten zu speichern.
Fazit
Die digitale Fristenkontrolle ist rechtlich zulässig und bietet zahlreiche Vorteile, erfordert aber eine sorgfältige Organisation und technische Zuverlässigkeit. Kanzleien, die personell und vom genutzten System her diese Anforderungen erfüllen, können die Digitalisierung nutzen, um Fristensicherheit und Effizienz zu steigern. Versäumnisse bei der Einhaltung dieser Vorgaben können jedoch haftungsrechtliche Konsequenzen haben.