Der erste Kontakt mit einem internationalen Mandanten erfolgt häufig am Telefon. Hier entscheidet sich auch, wie professionell die Kanzlei wahrgenommen wird. Für RENOs bedeutet dies, nicht nur höflich zu sein und zuverlässig Termine zu vereinbaren, sondern auch präzise Informationen in englischer Sprache fehlerfrei zu erfragen, aufzunehmen und zu kommunizieren. In diesem Beitrag werden nützliche Begriffe vorgestellt, deren Verwendung Sie im Übungsteil trainieren können.
I. Wichtige Vokabeln
| Englisch | Deutsch |
| to schedule | einen Termin ansetzen/planen/vereinbaren/eintragen |
| to postpone | einen Termin verschieben (auf später) |
| to bring forward | einen Termin vorverlegen |
| to cancel | einen Termin absagen |
| to spell | buchstabieren (essenziell für Namen und Aktenzeichen) |
| extension | Durchwahl (innerhalb einer Telefonanlage) |
| file reference / reference | Aktenzeichen / Betreff |
| available | verfügbar (für Besprechungen und Konsultationen) |
Professionelle Phrasen
| Englisch | Deutsch |
| May I ask what the call is in relation to / … what the call is about? | Darf ich fragen, worum es geht? |
| I’m afraid Mr. Miller is in a hearing right now. | Leider ist Herr Miller gerade in einer Gerichtsverhandlung. |
| Would you like to leave a message or should he call you back? | Möchten Sie eine Nachricht hinterlassen oder soll er Sie zurückrufen? |
II. Übungen
1. Termine managen
Setzen Sie das richtige Verb ein.
schedule – postpone – bring forward – cancel – confirm
- We need to ___________________ the meeting because the lawyer is ill. (verschieben)
- Can we ___________________ a call for next Tuesday? (ansetzen)
- I would like to ___________________ our appointment; could we meet an hour earlier? (vorverlegen)
- Please ___________________ the date in writing. (bestätigen)
- We have to ___________________ the hearing due to a conflict of interest. (absagen)
- Is it possible to ___________________ the deadline? (hinausschieben)
- I will ___________________ the appointment in our digital calendar. (eintragen/planen)
- Unfortunately, we must ___________________ all appointments for today. (stornieren)
- Let’s ___________________ a follow-up meeting. (vereinbaren)
- The client wants to ___________________ the consultation to next month. (aufschieben)
2. Am Telefon
Vervollständigen Sie diese typischen Redewendungen.
- Who is ___________________, please? (Wer ist am Apparat?)
- Please hold the ___________________. (Bleiben Sie bitte dran.)
- I’ll put you ___________________ to the lawyer. (Ich verbinde Sie.)
- The ___________________ is busy at the moment. (Die Leitung ist besetzt.)
- Could you speak ___________________, please? (Könnten Sie lauter sprechen?)
- You have the wrong ___________________. (Sie sind falsch verbunden.)
- I’m ___________________ he is in a meeting. (Leider ist er in einer Besprechung.)
- May I take a ___________________? (Kann ich etwas ausrichten?)
- Thank you for ___________________. (Vielen Dank für Ihren Anruf.)
- I will ___________________ you through now. (Ich stelle Sie jetzt durch.)
3. Buchstabieren und Daten aufnehmen
Wählen Sie die richtige Option.
- Could you __________ your last name, please? (A) spell (B) write
- My ____________________ is 405. (A) addition (B) extension
- „A as in ____________________“ (A) Apple (B) Alpha
- The file ____________________ is AB-2024. (A) reference (B) section
- I didn’t ____________________ that. (Ich habe das nicht verstanden) (A) take (B) get
- Is that ____________________ for Bravo? (A) B (B) D
- Please ____________________ the extension directly next time. (A) find (B) dial
- The area ____________________ for Munich is 089. (A) code (B) zone
- I’ll ____________________ a note of your number. (A) make (B) do
- Let me ____________________ that back to you. (Lassen Sie mich das wiederholen) (A) tell (B) read
4. Nützliches Fachvokabular
Übersetzen Sie diese Begriffe ins Englische.
| Zeitpunkte und Verfügbarkeit | Kanzlei-Fachvokabular | ||
| Deutsch | Englisch | Deutsch | Englisch |
| 1. Vormittag | 1. Akte | ||
| 2. Nachmittag | 2. Vollmacht | ||
| 3. frühestens | 3. Gebühren | ||
| 4. spätestens | 4. Amtsgericht | ||
| 5. in einer Stunde | 5. Schriftschatz | ||
| 6. ganztägig | 6. Mandant | ||
| 7. außer Haus | 7. Gegenanwalt | ||
| 8. im Urlaub | 8. Frist | ||
| 9. vor Geschäftsschluss | 9. Gerichtstermin | ||
| 10. dienstlich verhindert | 10. Notar |
5. Mandantenanfragen
Bringen Sie die Wörter in die richtige Reihenfolge und ergänzen Sie ggf. fehlende Wörter, um vollständige Sätze zu formulieren.
- (back / call / you / I / will / shortly)
- (the / can / give / reference / you / me / case / ?)
- (moment / check / please / let / me / the / calendar)
- (attorney / available / not / the / is / today)
- (number / give / your / phone / can / you / please / me / ?)
- (urgent / is / this / matter / how / ?)
- (take / message / I / will / your)
- (you / connect / I / to / her / will)
- (hearing / is / court / the / in / lawyer)
- (provide / details / can / more / you / ?)
6. Nach dem Telefonat: Korrespondenz-Check (E-Mail-Bausteine)
Füllen Sie die Lücken mit einem passenden Begriff aus der Liste.
seeing/meeting – regarding – sincerely – call – attached – scheduled – convenience –confirm – schedule/confirm – convenient.
- I am writing ____________________ our phone call.
- Please find ____________________ the power of attorney.
- The meeting is ____________________ for 2 PM.
- Please let me know at your earliest ____________________.
- Yours ____________________, [Name].
- We would like to ____________________ the consultation.
- Is this time ____________________ for you?
- Please ____________________ your time of arrival.
- Thank you for your ____________________.
- We look forward to ____________________ you.
7. Schwierige Situationen
Was sagen Sie in diesen Fällen? (Wählen Sie die höflichste Form)
- Der Anwalt trifft erst 15 Min. später ein: (A) He is late. (B) He is running about 15 minutes late.
- Sie verstehen den Namen nicht: (A) I’m sorry, I didn’t quite catch your name. (B) What?
- Die Leitung ist schlecht: (A) Hang up. (B) I’m afraid we have a bad connection.
- Der Mandant ist wütend: (A) I understand your frustration. (B) Relax.
- Sie müssen den Anrufer warten lassen: (A) Wait! (B) Would you mind holding for a second?
- Ein Termin muss ausfallen: (A) I’m afraid we have to reschedule. (B) We cancel.
- Der Anwalt ist krank: (A) He’s ill. (B) He is out of the office on sick leave.
- Sie wissen die Antwort nicht: (A) No idea. (B) Let me check that and get back to you.
- Sie wollen das Gespräch beenden: (A) Bye. (B) Thank you for calling, have a nice day.
- Der Mandant spricht zu schnell: (A) Could you speak a little more slowly, please? (B) Slower!
8. Phrasal Verbs fürs Telefonieren
Ordnen Sie die passende Bedeutung zu.
| 1. pick up | a) auflegen |
| 2. hang up | b) abheben/annehmen |
| 3. get through | c) durchstellen |
| 4. put through | d) erreichen/durchkommen |
| 5. call back | e) etwas prüfen |
| 6. cut off | f) lauter sprechen |
| 7. hold on | g) unterbrochen werden |
| 8. look up | h) nachschlagen (z.B. eine Nummer) |
| 9. speak up | i) dranbleiben |
| 10. look into | j) zurückrufen |
9. Richtig oder Falsch? (True or False)
| true / false | |
| 1. „To postpone“ means to meet earlier. | |
| 2. An „extension“ is a telephone sub-number. | |
| 3. „Peremptory“ means a deadline can be moved easily. | |
| 4. „I’ll put you through“ means I’ll hang up. | |
| 5. „I’ll put you through“ means I’ll hang up. | |
| 6. „B as in Bravo“ is correct phonetic spelling. | |
| 7. „Retainer“ is a type of legal fee. | |
| 8. „He’s tied up right now“ means the lawyer is busy. | |
| 9. „Notice“ means a short message written down. | |
| 10. „Dismissal“ always means a court case is won. |
III. Lösungen
1. 1. postpone, 2. schedule, 3. bring forward, 4. confirm, 5. cancel, 6. postpone/extend, 7. schedule, 8. cancel, 9. schedule, 10. postpone.
2 1. calling, 2. line, 3. through, 4. line, 5. up, 6. number/extension, 7. afraid, 8. message, 9. calling, 10. put.
3. 1. A, 2. B, 3. B (Nato alphabet), 4. A, 5. B, 6. A, 7. B, 8. A, 9. A, 10. B.
4. Zeitpunkte und Verfügbarkeit: 1. morning, 2. afternoon, 3. at the earliest, 4. at the latest, 5. in an hour, 6. all day, 7. out of the office, 8. on holiday / on vacation, 9. before end of business (EOB), 10. away on business.
Kanzlei-Fachvokabular: 1. file, 2. power of attorney, 3. fees, 4. Local Court, 5. pleading/brief, 6. client, 7. opposing counsel / opposing lawyer, 8. deadline, 9. court hearing / court date, 10. notary.
5. 1. I will call you back shortly. 2. Can you give me the case reference? 3. Please let me check the calendar. 4. The attorney is not available today. 5. Can you please give me your phone number? 6. How urgent is this matter? 7. I will take your message. 8. I will connect you to her. 9. The lawyer is in a court hearing. 10. Can you provide more details?
6. 1. regarding, 2. attached, 3. scheduled, 4. convenience, 5. sincerely, 6. schedule/confirm, 7. convenient, 8. confirm, 9. call, 10. seeing/meeting.
7. 1-B, 2-A, 3-B, 4-A, 5-B, 6-A, 7-B, 8-B, 9-B, 10-A.
8. 1-B, 2-A, 3-D, 4-C, 5-J, 6-I, 7-G, 8-H, 9-F, 10-E.
9. 1-F, 2-T, 3-F, 4-F, 5-T, 6-T, 7-T, 8-T, 9-F, 10-F.
IV. Vocabulary
| Englisch | Deutsch |
| attached | im Anhang |
| deadline | Frist |
| Local Court | Amtsgericht |
| postpone | verschieben |
| power of attorney | Vollmacht |
| schedule | planen, eintragen, anberaumen |