Dass die Fristenkontrolle nur dann auf die Angestellten delegiert werden darf, wenn
- a) das Personal gut geschult ist,
- b) es sich um routinemäßige und regelmäßig wiederkehrende Fristen handelt,
- c) Anweisungen zur Fristnotierung bestehen und
- d) der Berufsträger oder die Berufsträgerin stichprobenartig kontrolliert und zudem Rechtsmittelbegründungsfristen immer selbst kontrolliert,
ist allgemein bekannt. Trotzdem gibt es immer wieder Sachverhalte, die (zur Fortbildung des Rechts) vom BGH entschieden werden müssen. So auch im hier zugrunde liegenden Fall.
Was war passiert?
Die Kläger haben beantragt, die Frist zur Vorlage der Berufungsbegründung auf den 27.02.2025 zu verlängern.
Das Gericht bestätigte die Verlängerung jedoch „nur“ bis zum 26.02.2025. Diese fand sich aber so im Fristenkalender nicht wieder – eingetragen war der 27.02.2025, das Datum, das die Mitarbeiterin zunächst als „Vorfrist“ bei Beantragung der Fristverlängerung eingetragen hatte. Es kam, wie es kommen musste: Die Zeit bis zum „begehrten“ Fristende wurde ausgereizt, die Berufungsbegründung am 27.02.2025, und somit nach Ablauf der tatsächlich laufenden Frist, verspätet eingereicht.
Die Entscheidung
Der BGH, Beschluss vom 29.01.2026 – V ZB 49/25, hatte dem folgend die Akte auf dem Tisch und teilt die Ansicht des Berufungsgerichts, die Fristversäumnis sei durch fehlende konkrete und erforderliche Kontrollmaßnahmen eingetreten. Damit wurde das Verschulden des Klägervertreters bestätigt.
Der BGH stützt sich insoweit auf die nicht ausreichende Fristenkontrolle in der Kanzlei, so auf die nicht vorhandene klare Anweisung zur Überprüfung der Eingaben und damit einhergehend einen Abgleich zwischen Akte und Kalender. Dieser darf auch bei digitaler Arbeit nicht in den Hintergrund treten, denn elektronische Fristenkontrolle muss genauso sicher sein wie analoge.
Aber auch auf die Tatsache, dass das Unterstreichen einer Frist ohne Erledigungsvermerk (z. B. notiert + Kürzelzeichen) erfolgte, steht hier (zu Recht) in der Kritik. Um sicher zu sein, dass (und wer) die Frist ermittelt und notiert hat, muss die Anweisung bestehen, dass ein entsprechender Vermerk anzubringen ist. Die bloße Unterstreichung einer Frist als Hinweis auf eine erfolgte Fristnotierung war in der Kanzlei des Klägers so üblich – entsprach und entspricht aber nicht den allgemeinen Anforderungen an die Fristnotierung. Und ist die Organisation mangelhaft, ist der Fehler der Mitarbeiterin dem Anwalt zuzurechnen.
Weitere Ausführungen zu einer gut organisierten Fristenkontrolle wurden vom Kläger im Übrigen nicht vorgetragen; auch sein Einwand, das Gericht hätte auf den fehlenden Vortrag hinweisen müssen, zog nicht. Denn die Anforderungen an die Fristenkontrolle müssen jedem Anwalt bekannt sein.
Zusammenfassung
Das Urteil des BGH zeigt wieder einmal, wie wichtig klare Anweisungen und eine gute Organisation sind, damit im Falle eines Falles die Wiedereinsetzung gewährt werden kann. Ganz besonders steht hier der kontrollmäßige Abgleich zwischen eingetragener Frist und gewährter Frist im Fokus, wobei dahinstehen kann (anders, als dies in der Vergangenheit entschieden wurde), ob dies im Zeitalter der Digitalisierung tatsächlich ein Kontrollausdruck sein muss. Aber auch ein Vermerk, dass eine Frist (auf wann) notiert wurde, darf im Zuge einer ordentlichen Fristenkontrolle nicht fehlen.
Tipp
Fristen, die „nur“ beantragt, aber noch nicht gewährt wurden, sollten im Kalender (unabhängig davon, ob digital oder in Papier geführt) stets gut sichtbar mit dem Zusatz „vorläufig“ gekennzeichnet werden. Wurde die Frist bewilligt, ist – bei passendem Datum – der Vorläufigkeitsvermerk zu streichen oder aber die Frist mit Vorläufigkeitsvermerk komplett zu streichen und auf das Datum der Gewährung neu zu notieren.