In Anwaltskanzleien, in denen typischerweise und oft fristenbedingt Zeitmangel vorherrscht, bietet ein digitaler Arbeitsplatz viele Möglichkeiten, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und damit wertvolle Zeit einzusparen. Dennoch scheuen sich viele Anwälte vor dieser Umstellung – sei es wegen der Investition, sei es wegen des mit dem Wechsel verbundenen Aufwandes. Die Vorteile überwiegen aber und die Kanzlei darf nicht stehen bleiben. Wird der Anschluss verpasst, bleiben irgendwann nicht nur die Mandanten weg, sondern auch und gerade die Mitarbeiter. Modernes Arbeiten schlägt hier die „Tradition“: Die Zeiten, in denen Papierakten mühselig durchforstet werden müssen, sind vorbei.
Aktenzugriff
Schneller Zugriff auf die Akten
Ein digitaler Arbeitsplatz bietet einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf Akten und hierin befindliche Informationen. Mittels Volltextsuche werden Inhalte schnell gefunden; mit wenigen Klicks können Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte und die Mitarbeitenden die benötigten Unterlagen einsehen und bearbeiten, unabhängig davon, ob sie sich in der Kanzlei, im Gericht oder an einem anderen Ort befinden. Das erleichtert nicht nur das Tagesgeschäft, sondern steigert auch die Reaktionsfähigkeit gegenüber Mandanten und Gerichten – abgesehen davon, dass die Gerichte, wenn auch nur schrittweise, ebenfalls digital(er) werden und nicht zuletzt von den Anwälten mehr fordern, als sie geben (Stichwort: beA-Pflicht).
Automatisierung von Routineaufgaben
Automatisierung von Aufgaben und ortsunabhängiges Arbeiten
Darüber hinaus erlauben digitale Systeme schon heute die Automatisierung von Routineaufgaben. Die Berechnung von Fristen, das Erstellen standardisierter Schriftsätze oder die Organisation von Dokumenten kann durch spezielle Softwarelösungen erfolgen. Dadurch bleibt mehr Zeit für anspruchsvolle Tätigkeiten, wie z.B. die rechtliche Beratung oder die Ausarbeitung komplexer Schriftsätze, nicht zuletzt aber auch die vorbereitende Sachbearbeitertätigkeit der Mitarbeitenden. Die Möglichkeit des mobilen Arbeitens wird durch digitale Arbeitsplätze erheblich erleichtert, was insbesondere in einer zunehmend flexiblen Arbeitswelt unverzichtbar ist. Anwältinnen und Anwälte, aber auch Mitarbeitende können so von überall aus produktiv sein – sei es im Homeoffice oder auf Reisen. Das Tablet anstelle der Akte mit zu Besprechungen oder auch Gerichtsterminen zu nehmen, ist heutzutage auch keine Besonderheit mehr.
Kommunikation und Zusammenarbeit
Vorteile bei der Zusammenarbeit
Ein digitaler Arbeitsplatz fördert darüber hinaus die Zusammenarbeit innerhalb der Kanzlei. Teammitglieder haben über zentrale Datenbanken oder Cloud-Lösungen – sogar gleichzeitig – Zugriff auf stets aktuelle Informationen. Dies erleichtert die Koordination insbesondere (aber nicht nur) in größeren Kanzleien ebenso wie die standortübergreifende Zusammenarbeit. Moderne Kommunikationstools wie Videokonferenzen oder Chatprogramme tragen dazu bei, dass Abstimmungsprozesse reibungslos und effizient ablaufen können. Und gerade bei komplexen und aufwändigen Mandaten mit mehreren Beteiligten schafft eine gute Technologie Struktur und Transparenz.
Beschleunigung von Abläufen, Besprechungen jederzeit möglich
Mithilfe digitaler Portale oder webbasierten Online-Akten können Mandanten Einsicht in den Fortschritt ihrer Angelegenheiten nehmen, Rückfragen oder Dokumente werden blitzschnell elektronisch übermittelt. All dies beschleunigt den gesamten Ablauf. Zudem ermöglichen Videokonferenzen persönliche Besprechungen, selbst wenn Beteiligte in anderen Städten oder Ländern ansässig sind.
Datenschutz
Schutz sensibler Daten
Ein weiterer Punkt ist der Schutz sensibler Daten. Gerade Anwaltskanzleien unterliegen hohen Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit, denen ein digitaler Arbeitsplatz durch moderne Verschlüsselungstechnologien und regulierte Zugriffsrechte gerecht wird. Digitale Systeme bieten zudem die Möglichkeit, Daten revisionssicher zu archivieren, wodurch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gewährleistet wird.
Mandanten erwarten moderne und flexible Betreuung
Nicht zu vergessen: Die „neuen Mandanten“ werden jünger; sie erwarten ebenfalls eine moderne und flexible Betreuung, die über den klassischen Briefwechsel hinausgeht. Ganz abgesehen davon, dass der Brieftransport dauert, längst nicht mehr besonders zuverlässig und auch noch recht teuer geworden ist.
Nachhaltigkeit
Beitrag zur Nachhaltigkeit
Auch trägt der digitale Arbeitsplatz zur Nachhaltigkeit bei. Der Verzicht auf Papierakten und physische Archive schont nicht nur die Umwelt, sondern spart auch Kosten, hier sind insbesondere Drucker, Druckerwartung, Papier und Portokosten zu nennen. Die Kanzleiräume können effizienter genutzt werden, während gleichzeitig der ökologische Fußabdruck der Kanzlei verringert wird.
Fazit
Insgesamt macht der digitale Arbeitsplatz die Arbeit nicht nur effizienter, sondern positioniert Kanzleien auch als moderne und zukunftsorientierte Dienstleister. Verpassen Sie den Anschluss nicht und gehen Sie gemeinsam im Team in Richtung Zukunft!