Kennen Sie das Gefühl, am Ende des Bürotages nichts geschafft zu haben? Viel angefangen zu haben, manches parallel gemacht und doch nichts zu Ende gebracht? Dann sollten Sie dringend nach den Ursachen forschen. Meistens sind die täglichen Zeitfresser die größten Stolpersteine auf dem Weg zu einem funktionierenden Zeitmanagement: Welche Ablenkungen bzw. Unterbrechungen stören Ihren Arbeitsablauf? Und wie lassen sich diese reduzieren? Bei der Optimierung des eigenen Zeitmanagements geht es nicht nur um das Aneignen neuer guter, sondern auch um das Ablegen „schlechter“ Gewohnheiten – was nicht immer einfach ist. Doch durch das Bändigen der täglichen Zeitfresser werden Sie langfristiger zufriedener und effizienter arbeiten. Wir haben für Sie einige der häufigsten Zeitfresser zusammengestellt.
Nicht-Nein-sagen-Können
Auch wenn eine Kollegin nett bittet – sagen Sie auch mal nein. Wenn Sie Tätigkeiten erledigen, für die Sie nicht zuständig sind, bleiben unweigerlich Ihre eigenen Aufgaben liegen. Hinzu kommt, dass die dazwischengeschobenen Gefälligkeiten Ihren Arbeitsfluss stören. Sie werden aus Ihrer Konzentration gerissen und benötigen anschließend länger für die angefangene, aber noch nicht zu Ende geführte Tätigkeit.
Tipp: Stehen Sie auf, wenn jemand in Ihr Büro kommt und Sie gerade wenig Zeit für Gespräche haben. Durch Ihre Körpersprache signalisieren Sie „Ich wollte gerade hier weggehen!“. Ihr Gegenüber wird sich instinktiv kürzer fassen.
Perfektionismus
Es gibt Menschen, die alles perfekt machen wollen. Ertappen Sie sich auch dabei, wie Sie viel Zeit investieren, um etwas zu verbessern, das niemand gefordert hat?
Tipp: Überlegen Sie ehrlich, bei welcher Art von Aufgabe Sie generell „zu perfekt“ arbeiten und setzen Sie sich für diese Tätigkeiten Zeitlimits – am besten schriftlich. So wirken Sie dem Perfektionismus gezielt entgegen.
Überforderung
Gemeisterte Herausforderungen motivieren. Anders sieht es aus, wenn man Aufgaben auf dem Tisch hat, die einen überfordern. Vielleicht weil man nicht die nötigen Kompetenzen hat oder sich erst mühsam einlesen muss. Routineaufgaben hingegen gehen leicht von der Hand.
Tipp: Beißen Sie sich nicht an einer Aufgabe fest, wenn die Konzentration nachlässt. Tanken Sie lieber bei einem kurzen Spaziergang an der frischen Luft neue Energie oder schauen Sie einige Minuten aus dem Fenster. Lassen Sie dabei Ihre Gedanken schweifen und versuchen Sie, an nichts Bestimmtes zu denken.
Ablenkungen und Unterbrechungen
Jedes Mal, wenn Sie aus Ihrem Arbeitsfluss gerissen wurden, müssen Sie sich erneut eindenken. Besonders tückisch sind dabei die vielen kleinen Unterbrechungen, beispielsweise durch eintreffende E-Mails, Telefonanrufe oder auch das Lesen von Social-Media-Nachrichten.
Tipp: Deaktivieren Sie die automatische Benachrichtigung bei Maileingang und führen Sie eine „stille Stunde“ ein, in der das Telefon ausnahmsweise ruhig bleibt und die Bürotür geschlossen. Sehr effizient ist es zudem, an einem oder zwei Tagen in der Woche vor allen anderen in die Kanzlei zu kommen. Wenn Sie nicht mit Gleitzeit arbeiten, können Sie sich in einen leeren Raum, etwa das ungenutzte Besprechungszimmer, zurückziehen.
Unordnung & Chaos
Bringen Sie Struktur in Ihre Abläufe und räumen Sie Ihren Schreibtisch sowie das Umfeld auf. Denn Unordnung stiehlt durch lange Suchzeiten nicht nur die Minuten, sondern kostet Nerven und verursacht Stress.
Meetings
Natürlich sind Besprechungen im Team oder mit den Vorgesetzten wichtig, beispielsweise zur Entscheidungsfindung. Allerdings gibt es die Sorte Meeting, bei der viel geredet aber wenig Bedeutungsvolles gesagt wird, geschweige denn am Ende eine Entscheidung getroffen wurde.
Tipp: Hinterfragen Sie die Notwendigkeit und Effizienz von Besprechungen und streben Sie bei denen, die Sie selbst organisieren, kürzere und zielorientierte Meetings an.